Finden und Einstellen von virtuellen Assistenten


Doch mit der Zeit wächst wie auch bei anderen Mitarbeitern das Vertrauen.

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Wichtig dabei ist, auch zu beachten, welche Aufgaben man eigentlich noch machen sollte oder könnte, aber einfach keine Zeit dafür findet. Wenn Sie aber erst einmal eine Liste mit allen aktuellen und möglichen Tätigkeiten haben, werden Sie leichter entscheiden können, was Sie an Ihren Assistenten auslagern können.

Nachdem Sie entschieden haben, um welche Aufgaben sich in Zukunft Ihr virtueller Assistent kümmern soll, wäre der nächste Schritt diese Aufgaben auch für den Assistenten aufzulisten, eine genaue Aufgabenbeschreibung mit Ihren Erwartungen, Zielen und gewünschten Vorgangsweisen zu erstellen.

Natürlich werden mit der Zeit einige Aufgaben wegfallen und andere dazukommen, jedoch sind genaue Vorgaben und Beschreibungen sehr wichtig, damit der Assistent seine Arbeit richtig erledigen kann und Sie letztendlich auch zufrieden sind.

Dies kann ihm die Aufgabe zwar vereinfachen, bedeutet aber nicht unbedingt, dass es auch für Sie richtig und zufriedenstellend sein wird. Denn jeder Kunde hat seine eigenen Vorstellungen oder Wege, wie er seine Aufgabe umgesetzt haben möchte. Ein einfaches Posten von Beiträgen auf Facebook wird z. Ein erfahrener Assistent wird Ihnen auch eigene Ideen und Vorschläge geben, jedoch sollten Sie ihm schon eine Grundlage geben.

Eine Aufgabenbeschreibung dient erfahrenen Assistenten nicht nur als Konzept für die Umsetzung, sondern gibt ihnen auch einen ersten Eindruck über Sie als Persönlichkeit und worauf Sie besonders Wert legen. Im Vergleich zu den Vollzeitmitarbeitern ist die Einstellung eines virtuellen Assistenten die kostengünstigere Wahl. Die Wahrheit ist, dass Sie in den meisten Fällen soviel erhalten, wie Sie bezahlen. Ein sehr niedriges Angebot kann attraktiv aussehen, behandeln Sie es aber als Ausnahme und bedenken Sie, dass vielleicht der Auftragnehmer nicht wirklich Ihre Anforderungen erfüllen kann.

Es ist anzumerken, dass höhere Preise nicht immer zu höherer Qualität führen, aber auch das absolut günstigste Angebot ist oft ein Rezept für Enttäuschung und langfristig verursacht es auch höhere Kosten. Klären Sie daher schon im Voraus, was Ihnen ein Bewerber mit sehr niedrigem Stundenlohn bieten kann, welche Aufgaben er übernehmen kann und wie seine erforderten Sprachkenntnisse sind.

Aufgaben werden daher nicht richtig verstanden oder können nicht selbstständig übernommen werden. Nachrichten und E-Mails beantworten, Kommunikation mit Ihren Kunden, Kundensupport oder Recherchen auf deutschsprachigen Seiten wären in solchen Fällen sehr schwer auszulagern.

Lassen Sie sich daher nicht nur vom günstigsten Angebot verlocken, sondern prüfen Sie, ob es Ihnen auch langfristig die Entlastung bietet, die Sie erwarten.

Vergessen Sie nicht die Zeit, die es braucht, um erfolgreich ein neues Teammitglied in Ihr Unternehmen zu etablieren. Das Gleiche gilt auch für virtuelle Assistenten — sie müssen sich mit Ihren Systemen und Prozessen bekannt machen, sie müssen auch Sie besser kennenlernen und sehen, was Ihnen wichtig ist und worauf Sie besonders Wert legen und es wird einige Zeit dauern, bis Sie und Ihr VA ein eingespieltes Team werden.

Es wäre ein Fehler zu erwarten, dass der neue virtuelle Assistent von heute auf morgen die gleichen Ergebnisse liefert wie Ihr langfristiger Mitarbeiter. Warum also das alles von einer virtuellen Assistentin zu erwarten?

Wie bei allen Professionellen, haben auch virtuelle Assistenten ihre bestimmten Bereiche, auf die sie sich spezialisiert haben. Sicher finden Sie auch einige Allrounder, die sich gleich um mehrere Gebiete kümmern können und dies kann tatsächlich gut mit Ihren Aufgaben und Zielen vereint werden.

Vermeiden Sie es aber zu erwarten, dass dieser eine VA auch gleichzeitig ein Spezialist in allen diesen Bereichen ist. Setzen Sie ihren VA für Aufgaben ein, mit denen er bereits Erfahrung hat oder die man sich schnell aneignen kann. Wenn Sie aber jemanden für z. Allerdings können Sie nicht erwarten, dass Sie sich um alles kümmern.

Da ist Ihre VA genau richtig, um Ihnen zu helfen. Virtuelle Assistenten können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen.

Virtuelle Assistenten arbeiten im Wesentlichen auf einer stündlichen Basis. Dies bedeutet, dass man sie nur für die Zeit bezahlt, in der sie auch tatsächlich Aufgaben für Sie erledigt haben. Sie müssen also nicht wie bei einer Teil- oder Vollzeitkraft Stunden bezahlen, in denen die Assistentin keine Aufgaben zu erledigen hat. Auch bleiben Ihnen Kosten wie Urlaubs- und Krankengeld erspart und zudem bekommen Sie bei Agenturen in solchen Fällen auch schnell einen Ersatz, der sich um Ihre Aufgaben kümmert, während Ihre feste Assistentin in Urlaub oder krank ist.

Das spart erhebliche Geldbeträge für Unternehmer mit wachsendem Aufwand. Jede VA ist anders. Ihre Professionelle Nische ermöglicht es ihnen, ihre Aufgaben viel schneller als ein regulärer Mitarbeiter zu beenden. Das bedeutet, wenn Sie eine virtuelle Assistentin einstellen, die sich um z. Ihre E-Mail und die Büroaufgaben kümmern soll, werden die VA in der Lage sein, diese Aufgaben doppelt so schnell als ein gewöhnlicher Mitarbeiter zu erledigen.